Kehtib alates 01.01.2019

Isikuandmete vastutav töötleja on MTÜ Hoolekande Arendamise Instituut (HAI) registrikood 80242384 Järveotsa tee 2 Haabersti linnaosa, Tallinn Harju maakond 13520

1 Sissejuhatus
Kuidas ja millistel eesmärkidel toimub isikuandmete töötlemine ja milliseid meetmeid rakendame isikuandmete kaitsmiseks.
1.1 Lähtume isikuandmete töötlemisel alltoodud põhimõtetest:
1.1.1 isikuandmeid töödeldakse seaduslikult, õiglaselt ja andmesubjekti suhtes läbipaistvalt;
1.1.2 isikuandmeid kogutakse ainult konkreetsel ja kindlaks määratud eesmärgil;
1.1.3 isikuandmed on õiged ja ajakohastatud;
1.1.4 isikuandmeid säilitatakse andmesubjekti tuvastamist võimaldavas vormis ainult seni, kuni see on isikuandmete töötlemise eesmärgiks vajalik;
1.1.5 isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete piisava turvalisuse, sealhulgas kaitse lubamatu või ebaseadusliku töötlemise ja juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise eest, rakendades selleks vajalikke tehnilisi või korralduslike meetmeid ning tegutsedes isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate andmesubjektide õiguste alusel.
1.2 Töötleme isikuandmeid konfidentsiaalselt ja kooskõlas õigusnormidega. Isikuandmed saavad meile teatavaks teenuse osutamise ja toodete müümisega ning meie e-keskkondade kasutamisega seoses.
1.4 Meie teenuseid ja e-keskkondi saab kasutada lepingulise kliendina, kellegi teise poolt sõlmitud lepingu alusel teenuse kasutajana või lihtsalt külastades e-keskkondi (ilma, et olete lepinguline klient).
1.5 Muudatustest „ isikuandmete töötlemise põhimõtetes“ teavitame kodulehe kaudu, e-kirja teel või muul mõistlikul viisil.
Dokument on kättesaadav kodulehel www.medkoolitus.ee

2 Mõisted
2.1 Vastutav töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.
2.2 Andmesubjekt. Eraisik, kelle kohta on HAI-l teavet või teave, millega on võimalik isikut tuvastada. Andmesubjektid on näiteks kliendid, potentsiaalsed kliendid (küsivad pakkumisi), e-keskkondade külastajad, koostööpartnerid ning nende töötajad, lektorid jt.
2.3 Isikuandmed. Igasugune teave tuvastatud või tuvastatava andmesubjekti kohta. Isikuandmed võivad olla eraisikuga seotud konkreetselt või kaudselt. Isikuandmete koosseis on kirjeldatud punktis 3.
2.4 Isikuandmete töötlemine on igasugune andmesubjekti isikuandmetega tehtav toiming (isikuandmete kogumine, salvestamine, säilitamine, muutmine, juurdepääsu võimaldamine, kasutamine, edastamine, kustutamine, hävitamine).
2.5 Klient. Füüsiline või juriidiline isik, kes registreeritud koolitusele, koostööpartnerid ning nende töötajad, lektorid.
2.6 Volitatud töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes töötleb isikuandmeid HAI nimel (arevete koostajad ja väljastajad, andmesüsteemide haldajad ja arendajad, turunduspartnerid jne).
2.7 Külastaja. Isik, kes külastab e-keskkondi (nt kodulehte). Need on olukorrad, kui kodulehe avaldab soovi saada pakkumist.
2.8 E-keskkond. Need on keskkonnad, nagu HAI koduleht.
2.9 Seaduslikkus. Isikuandmete töötlemine saab toimuda lepingu täitmiseks, andmesubjekti nõusoleku alusel, HAI õigustatud huvi korral, väljaarvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid, ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (raamatupidamise seadus, töölepingu seadus jne).
2.10 Õiglus. Andmesubjektil on olemas teave, kuidas tema isikuandmeid töödeldakse.
2.11 Läbipaistvus. Andmesubjektile kokkuvõtlikult, selgelt ja arusaadavalt edastatav teave tema isikuandmete töötlemise kohta, mis on lihtsasti kättesaadavas vormis, kasutatakse selget ja lihtsat keelt.
2.12 Eesmärgipärasus. Isikuandmeid kogutakse üksnes kindlaks määratud eesmärkidel.
2.13 Õigsus. Isikuandmed on õiged ja ajakohastatud ja ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamatult.

3 Isikuandmete koosseis
Põhiandmed on ees- ja perekonnanimi, isikukood, töökoht, e-posti aadress, telefoninumber, arveldusarve nr (lektorid).

4 Isikuandmete töötlemise alus ja eesmärgid
Töötleme isikuandmeid lepingu täitmiseks, seadustest tulenevate kohustuse täitmiseks, õigustatud huvist lähtuvalt või andmesubjekti nõusoleku alusel.
4.1 Töötlemine lepingu täitmiseks
Lepingu täitmiseks töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.
4.1.1 Lepingueelne suhtlus (põhiandmed)
4.1.2 Kliendiandmete parandamine ja täiendamine (põhiandmed)
4.1.3 Arveldus (arvete koostamine, esitamine ja maksete kogumine) -põhiandmed
4.1.4  Võlgnevuste sissenõudmine ja loovutamine ((põhiandmed)
4.2 Töötlemine õigustatud huvi korral
Õigustatud huvist lähtuvalt töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.
4.2.1 Teenuse kvaliteedi ja kliendirahulolu analüüsimine (kliendi rahulolu uuringud)-põhiandmed
4.2.2 Kliendiürituste ja kampaaniate korraldamine (põhiandmed)
4.3 Töötlemine nõusoleku alusel
Uudiskirja saatmine (põhiandmed)
4.4 Töötlemine seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks
4.4.1 Riigiasutuste päringutele vastamine (põhiandmed)
4.4.2 Raamatupidamine (põhiandmed)
4.4.3 Andmesubjektide päringutele vastamine isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate kohustuste täitmiseks (põhiandmed)

5 Isikuandmete töötlemise turvalisus
Peame isikuandmete konfidentsiaalsena hoidmist ja kaitset väga oluliseks ning rakendame isikuandmete kaitsel asjakohaseid korralduslikke ja tehnilisi meetmeid.
5.1 Korralduslikud meetmed
Meie töötajad on informeeritud ja koolitatud andmekaitse küsimustes. Meil on isikuandmete töötlemiseks ja turvalisuse tagamiseks asjakohased juhendid ja eeskirjad (juurdepääsu isikuandmetele võimaldatakse üksnes isikutele, kellel on selleks tööülesannetest lähtuv vajadus).
5.2 Tehnilised meetmed
Kasutame viirusetõrjet ja tulemüüri. Isikuandmeid töötlevates infosüsteemides on tagatud riist- ja tarkvara abil isikuandmete konfidentsiaalsus, terviklikkus ja kättesaadavus. Isikuandmete säilimine on tagatud varukoopiate tegemise kaudu.

6 Andmete edastamine kolmandatele isikutele
Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele ulatuses, mis on vajalik punktis 4 toodud eesmärkide saavutamiseks. Teatud juhtudel, nagu kliendi rahulolu uuringud, esitame andmed uuringu läbiviijale isikustamata kujul (isikustama andmed on andmed, mida ei ole võimalik isikutega seostada).

7 Andmesubjekti õigused ja pöördumiste esitamine
Andmesubjektil on isikuandmete töötlemisega seoses õigus:
7.1 saada teavet kogutud isikuandmete kohta;
7.2 tutvuta kogutud andmetega;
7.3 ebaõigete isikuandmete parandamisele;
7.4 taotleda andmete kustutamist. Andmed saab kustutada, kui ei ole seaduslikku alust edasiseks töötlemiseks;
7.5 nõuda isikuandmete töötlemise piiramist. Õigus tekib siis, kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud või andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse. Õigus nõuda isikandmete töötlemise piiramist ajaks, mis võimaldab HAI-l isikuandmete õigsust kontrollida või kui isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik või andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
7.6 nõuda andmete ülekandmist. Andmesubjektil on õigus saada isikuandmed masinloetaval kujul endaga kaasa või nõuda andmete edastamist teisele vastutavale töötlejale.
7.7 esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta, mis toimub õigustatud huvi alusel;
7.8 võtta tagasi nõusolek, kui isikuandmete töötlemise aluseks on andmesubjekti nõusolek;
7.9 pöörduda kaebusega HAI-i, Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel on tema õigusi rikutud.

8 Isikuandmete säilitamine
8.1 Isikuandmeid säilitame perioodil, mis on vajalik eesmärkide saavutamiseks või seni kaua, kuni seadusega pandud kohustuste täitmine seda ette näeb.
8.2 Allpool on toodud isikuandmete säilitamise tähtajad. Tegemist ei ole täieliku loeteluga.
Kustutamist võime keelata oma õiguste kaitseks (nt andmeid on vaja kohtumenetluses).
8.2.1 Kirjavahetus klientidega – 5 aastat
8.2.2 Kliendi kontaktisikute andmed -5 aastat lepingu lõpetamisest/koolituse tunnistuse väljastamisest
8.2.3 Raamatupidamise andmed – 7 aastat lepingu lõpetamisest
8.2.4 Võlgnevuse andmed, kui ei ole sissenõudmise menetlust – 3 aastat
8.2.5 Võlgnevuse andmed, kui on alustatud kohtu kaudu sissenõudmise menetlust – 10 aastat võlgnevuse tekkimisest

9 Kontakt

Isikuandmete töötlemisega seotud teabe saamiseks, andmete korrigeerimiseks, kaebuste esitamiseks ja nõusolekute tagasivõtmiseks saab esitada päringut veebilehe www.medkoolitus.ee või HAI esinduses. Küsimuste korral pöörduge koolitus.hai@gmail.com või tel 5809 4833 / 58303743.
Punkt 7 alusel tehtud päringutele vastame 30 päeva jooksul. Kui vastamine on oluliselt rohkem aega ja ressurssi nõudev, pikendame vastamise tähtaega kuni kahe kuu võrra. Tähtaja pikendamisest anname teada kohe, kui pikendamise vajadus on selgunud.